Gestión de Registros
(“Record Management”)
La Gestión de Registros es un parte clave del cumplimiento y disposiciones legales que las
empresas se deben acoger, y muy especialmente si tranzan, o piensan transar, en la bolsa de
valores de USA (la ley “SOX” rige sobre las empresas que transan en la bolsa de valores y puede
solicitar documentación de una compañía en cualquiera de los países donde esta tenga
sucursales).
Nuestra empresa provee servicios que optimizan la administración de registros y garantizan que
no solo se manejen de manera eficiente y responsable a lo largo de todo su ciclo de vida, sino
también permitan obtener con rapidez la información y documentación requerida para temas
legales (posibles demandas, etc.).
Nuestro líder de proyectos de “Record Management” ha prestado servicios de esta especialidad
en la gran minería (empresas extranjeras presentes en Chile en cuyo alcance tuvo 5 países de la
región).
¿Qúe hacemos?
Como tenemos experiencia, dominamos todo el espectro de la gestión documental y podemos
ofrecer un enfoque completo para la gestión de registros, incluyendo la implementación de
políticas de retención y destrucción de información, alineadas con las normativas legales y las
mejores prácticas internacionales. Nos encargamos de que sus registros estén accesibles cuando
los necesite, seguros mientras sean relevantes y eliminados de forma adecuada cuando ya no sean
necesarios (si es que la ley de su país lo permite).
¿En qué se traducen nuestros servicios?
Clasificación y Organización
Diseñamos sistemas para organizar registros físicos y digitales, permitiendo un acceso rápido y eficiente.
Destrucción Segura de Información
Implementamos procedimientos seguros y documentados para la eliminación de registros cuando ya no sean necesarios, protegiendo la confidencialidad y reduciendo riesgos.
Políticas de Retención
Definimos y aplicamos políticas claras sobre cuánto tiempo deben conservarse los diferentes tipos de registros, en cumplimiento con la normativa aplicable.
Gestión del Ciclo de Vida
Administramos cada etapa del ciclo de vida de los registros, desde su creación hasta su disposición final.
Cumplimiento Normativo
Garantizamos que sus prácticas de gestión de registros cumplan con las leyes locales e internacionales relevantes.
Digitalización y Archivado
Convertimos registros físicos en formatos digitales para mejorar el acceso y la protección de la información.
¿Cómo ayudamos a mejorar la eficiencia de su empresa?
Reducción de Costos
Optimizamos el uso de espacio y recursos mediante políticas de retención que eliminan registros innecesarios.
Mayor Productividad
Su equipo tendrá acceso inmediato a la información que necesita, sin perder tiempo en búsquedas.
Mitigación de Riesgos
Reducimos los riesgos asociados al almacenamiento prolongado o eliminación incorrecta de registros.
Cumplimiento y Auditorías Simplificadas
Con registros bien organizados y políticas de retención claras, estará preparado para auditorías internas y externas en cualquier momento.
